¿Es una opción Microsoft Access para mi negocio?

Texto original: Angel Gil

26 de Noviembre de 2021 es el día en el que escribo este artículo. Microsoft Access nació allá por el 1992 por lo que si echamos cuentas la criatura tiene ya unos nada desdeñables 29 años y Microsoft sigue añadiendo versión tras versión pequeñas mejoras que le permiten mantenerse al día.

Mucho se ha demonizado a este gestor de bases de datos cuando se trata de usarlo en un entorno empresarial. Que si no es robusto, que si es un sistema de andar por casa, que no tiene seguridad, que no tiene posibilidades de expandirse, que si no es un sistema serio para una empresa, que si……..llevo escuchando más de 20 años que lo llevo utilizando.

Como programador puedo afirmar rotundamente que Microsoft Access sí que es válido para un uso empresarial y, no solo eso, sino que os sorprendería las implementaciones que tiene en algunas grandes empresas.

Voy a intentar aportar algunos motivos de peso para que tú mismo decidas si Microsoft Access es la herramienta que necesitas para tu negocio. Conste que Microsoft no me paga por hablar bien de su producto y lo que os cuento aquí es por puro convencimiento personal tras muchísimos años desarrollando soluciones empresariales con Microsoft Access.

¿Dónde y por qué puedo usar Microsoft Access dentro de mi negocio?

Esta es la primera pregunta que debo desgranarte. Access no es un competidor directo, ni un sustituto, de grandes herramientas empresariales como SAP, Dynamics 365, Salesforce, etc.

Access juega en otra liga distinta y es muy importante que lo entiendas porque ese es el punto de partida para que, de una vez por todas, des cancha abierta a Access dentro de tu negocio.

Microsoft Access es la mejor herramienta de bases de datos a nivel departamental, es ahí donde empieza a dársele uso en la mayoría de las empresas.

Pongamos como ejemplo una gran empresa de construcción de vehículos. En esta misma empresa hay un departamento de RRHH. En él, el personal gestiona infinidad cosas, muchas de ellas a través de las herramientas empresariales, pero por ejemplo el programa de nóminas no contempla el control de los días de vacaciones de toda la plantilla. Esta gestión para una gran empresa con cientos de trabajadores tampoco es sencilla así que desde el departamento de RRHH uno de sus trabajadores descubre que en su ordenador tiene instalado Access como parte del paquete Office y decide, como medio de organizarse su día a día, crear una pequeña base de datos que le permita realizar toda esta gestión sin perderse entre tanto papeleo.

Esto es una tarea que cualquier persona sin conocimientos avanzados de informática puede realizar con Microsoft Access. De hecho, es ese uno de sus mayores puntales. Siempre, en algún departamento hay alguien que, a parte de usar Excel para gestionar información, da un pequeño paso y se crea un apaño con Access para gestionar su día a día.

Microsoft Access como base de datos puede gestionar cualquier tipo de información así que en los departamentos de las empresas se utiliza a diario para resolver pequeños problemas que, de otra forma, sería necesario contar con un equipo de programadores y muchos recursos económicos para que puedan solucionar uno por uno todos los problemas de los departamentos.

O sea, que Microsoft Access en los departamentos le cuela un gol por toda la escuadra a los grandes desarrollos solo por el hecho de que es un software que suele estar instalado en todos los equipos y porque, además, para empezar a usarlo no se necesita ser un desarrollador informático. Cualquier persona con un poco de interés podrá crearse una solución sencilla y a medida para agilizar su trabajo diario.

¡Access es un fraude! Al final no puede ampliarse si sus necesidades crecen

Esta y otras afirmaciones similares las llevo escuchando desde hace más de veinte años y, sin embargo, he visto cientos de desarrollos donde una pequeña aplicación de Access ha llegado a ampliarse hasta límites inimaginables.

La persona de nuestro ejemplo, que se había desarrollado una pequeña aplicación de Access para gestionar muchas de las cosas de su oficina de RRHH, ha ido durante los últimos años ampliando funcionalidades poco a poco, sin prisa, pero resolviéndose cada una de sus tareas diarias dentro de su base de datos. En este tiempo la base de datos la ha compartido con el resto del personal de la oficina y, a día de hoy, ya hay unos quince ordenadores conectados a la misma aplicación.

El coste de desarrollo para el empresario es cero porque sus trabajadores la han ido mejorando en las mismas horas laborales como medio para facilitarse su trabajo. Y no solo eso, sino que ahora que la herramienta ya gestiona muchas cosas ha permitido que otros trabajadores del departamento la estén usando también, todos conectados a la misma base de datos, por lo que el departamento se está ahorrando un montón de horas perdidas en papeleo que ahora se gestionan mucho más eficientemente desde la base de datos.

Más allá de Access como base de datos

Durante este mismo tiempo, sigamos poniendo el mismo ejemplo, este administrativo que no es informático ha necesitado combinar parte de la información que gestiona dentro de Access con otra información referente a los trabajadores que la empresa tiene en su software corporativo alojado en una base de datos SQL Server.

Pues este señor va a dotar de Access, que tiene capacidad más que de sobra para conectase a bases de datos externas, de la posibilidad de conectarse a la base de datos corporativa bajo la supervisión del departamento de informática y ahora puede cruzar los datos del ERP de la empresa con su sistema que, te recuerdo, lleva años perfeccionando.

Fíjate que sigo hablando de una persona que no tiene conocimientos en programación pero que, con un poco de interés ha sabido captar la esencia y sencillez de Access para solucionar su día a día.

Posibilidades de Expansión

A día de hoy Microsoft Access tiene capacidad para conectarse a la mayoría de las bases de datos del mercado e interactuar con ellas. Además ha sabido adaptarse a nuevas tecnologías e interactúa muy bien con servicios en la nube como Sharepoint, pudiendo realizar soluciones de negocio que combinan varias tecnologías para que el trabajo diario sea más fácil y ágil de gestionar.

¿Hasta dónde se puede llegar con Access?

No has sido consciente pero con el transcurso de los años esta persona del departamento de RRHH ha desarrollado una gran solución informática para el día a día donde muchas personas del mismo departamento están trabajando con la misma aplicación.

Es mas, Access trabaja de fondo con VBA (Visual Basic For Applications). Claro, el administrativo no tiene conocimientos de programación pero Visual Basic realmente no es tan complicado como para necesitar una carrera informática para perfeccionar nuestra aplicación en estos niveles de desarrollo así que nuestro administrativo, buscando información en internet para resolver alguna que otra cuestión que no daba con la tecla se ha encontrado un pequeño código de unas pocas líneas que alguien de los foros le ha aconsejado que copie y pegue dentro de su aplicación y….voilá, ha resuelto otro problema. Este señor tiene a la mano una nueva herramienta para perfeccionar su aplicación. Claro, no fastidies, no va a saber de un día para otro  programar en Visual Basic, pero con los años os puedo asegurar que su aplicación Access contendrá más código VBA de lo que este señor imaginó el día que se le ocurrió poner un botón dentro del programa.

¿Y qué hacemos con los programadores?

Si has llegado hasta aquí ya estarás sopesando la posibilidad de usar Access en tu negocio puesto que te ahorras un montón de dinero en programadores y puedes aprovecharte de tu administrativo del ejemplo para que haga esa tarea por el mismo precio.

Permíteme que haga una aclaración muy importante. Tu administrativo no te ha desarrollado una aplicación para tu negocio. Tu administrativo se ha ido encontrando al cabo de los años una serie de problemas que ha necesitado resolverse día a día para que su trabajo fuera más eficiente. Ten en cuenta que a este señor le ha llevado años tener un nivel de conocimiento de la herramienta pero sigue siendo un administrativo y no un informático, y su trabajo en la empresa sigue siendo la de administrativo.

Dicho lo cual, si eres un empresario y aún estás leyendo este artículo no puedes caer en la tentación de contratar un administrativo para que te cree una solución informática «económica» para tu negocio. No seas aprovechado.

Los programadores con años de experiencia tenemos la capacidad de realizar grandes desarrollos en menos tiempo y muchísimos más complejos aportando incluso, desde el inicio, mayor potencial a la aplicación. Si en tu departamento se presenta una necesidad y tienes que resolverla en poco tiempo te toca invertir en un desarrollador consolidado que tenga esa capacidad. Ya hemos demostrado la potencia de Access a nivel departamental y cualquier programador de Microsoft Access podrá resolverte muchos de tus problemas en tiempos récord, eso sí, debes rascarte el bolsillo y pagar el precio de un programador.